Advisie

Digitaal dossier
Bedrijven worden, van binnen- en van buitenaf, vaak geconfronteerd met veel informatie die moet worden vastgelegd. Dit zorgt vaak voor dossiers, dikke ordners en stoffige mappen.
Exact software biedt u met Digitaal Documentbeheer dé oplossing om uw dossiers volledig en naar eigen wens in te richten en op te bouwen. Op deze manier kunnen uw dossiers gelinkt worden aan medewerkers, relaties en projecten.

Eenvoudig legt u elke vorm van documentatie vast: e-mails direct vanuit Outlook, post via scanoplossingen en verkoopfacturen vanuit uw backoffice. Op deze manier bouwt u aan een digitaal dossier.
Dankzij de geïntegreerde workflow heeft u een automatische routing voor bijvoorbeeld de goedkeuring van documenten. Met digitale dossiers zijn documenten plaats- en tijdonafhankelijk via het internet altijd beschikbaar. Ook zijn ze vanuit elke gerelateerde entiteit (zoals project, relatie en medewerker) te benaderen. U creëert orde omdat u alle informatie in één digitaal dossier bundelt.

Documentstructuur
Documenten kunnen digitaal zowel aan een medewerker, een klant of prospect als aan een project worden gekoppeld. Zo kunt u vanuit verschillende uitgangspunten uw informatie altijd terugvinden.
Dankzij de door u zelf in te richten documentstructuur kunt u eenvoudig de opbouw van uw documentenopslag op meerdere niveaus afstemmen op uw organisatie. Natuurlijk levert Exact Software standaard een template voor de documentstructuur mee, waardoor u snel aan de slag kunt.

Met Documentstructuur kunt u al uw documentatie in een

MS Office
MS Office producten worden door iedere organisatie gebruikt voor e-mail, brieven, overzichten en presentaties. Helaas zijn deze documenten vaak niet centraal terug te vinden voor alle medewerkers en zijn ze niet gekoppeld aan relaties, projecten etc.
De software van Exact is volledig geïntegreerd met de producten van MS Office. Documenten die u maakt in MS Word, Excel, Powerpoint, maar ook e-mails, kunt u rechtstreeks opslaan in de database en meteen koppelen aan een project, klant, medewerker etc. Tevens is het mogelijk om, bijvoorbeeld ten behoeve van mailings, templates in MS Office samen te voegen met de gegevens in het relatie- en / of medewerkersbestand van de software van Exact.

De koppeling met MS Outlook maakt het mogelijk om uw agenda in Synergy en Outlook met elkaar te laten synchroniseren, zodat activiteiten ook gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld relaties en projecten.
U kunt al uw documenten, waaronder de MS Office documenten, centraal beheren in één oplossing terwijl u de kracht van MS Office blijft benutten. Documentbeheer wordt hierdoor nóg gemakkelijker en efficiënter.

Versiebeheer
Prijslijsten, voorwaarden en contracten: allemaal documenten waarvan verschillende versies kunnen bestaan.
Of het nu oud, nieuw of een concept is, alle versies moeten aanwezig zijn. Echter kan het ook zijn dat niet iedere documentversie voor iedereen zichtbaar of actief hoeft te zijn. Met Versiebeheer zorgt u voor één waarheid in uw informatievoorziening. Nooit meer oude prijslijsten op uw website of achterhaalde offertes die naar de klant worden gestuurd.

Door het toepassen van Versiebeheer, met eventueel een ingebouwde goedkeuringsslag, heeft u volledige controle over uw documenten en houdt u historische documenten ter inzage in uw archief.
U krijgt controle over alle documentatie in uw organisatie en houdt bovendien historische documenten in het archief. U elimineert de kans op fouten omdat er nooit gewerkt wordt met achterhaalde informatie.

Scannen en Koppelen
Uw organisatie produceert en ontvangt natuurlijk ook nog steeds fysieke documenten, die ook inzichtelijk moeten zijn voor de (gehele) organisatie.
Met diverse oplossingen kunt u uw fysieke documenten rechtstreeks in uw informatiesysteem laden en zo distribueren en opslaan. Denk hierbij aan inkomende post, inkomende facturen, contracten etc. Deze oplossingen bieden u zelfs de mogelijkheid om ingescande documenten direct te koppelen aan relaties, medewerkers, projecten en inkoopboekingen.

U heeft geen fysiek archief meer nodig, alles is nu digitaal terug te vinden voor iedereen die daartoe gerechtigd is. Dit scheelt niet alleen tijd bij het zoeken maar óók ruimte in uw pand.