Advisie

Met het Inkomend Factuur Register (IFR) stroomlijnt u uw inkomende factuurverwerking op digitale wijze. U boekt uw binnenkomende facturen direct in Exact.

Het traject van fiattering kunt u eenvoudig vastleggen en automatiseren. Na fiattering worden de facturen direct financieel verwerkt. Hiermee bespaart u dus tijd en heeft u goed inzicht in uw liquiditeitspositie.

Verwerkt u uw inkomende factuurstroom nu handmatig?
Kies dan voor Inkomend Factuur Register. Binnenkomende facturen zijn dan direct inzichtelijk in uw systeem. Het traject van fiattering kunt u eenvoudig vastleggen en automatiseren. Na fiattering worden de facturen direct financieel verwerkt. U heeft snel een overzicht waar uw facturen zich bevinden en het bedrag dat nog openstaat.

Inzicht in inkomende factuurstroom
In veel organisaties worden inkomende facturen nog goedgekeurd met een blokstempel en een handtekening op de factuur. De crediteurenadministratie moet dan handmatig bijhouden waar de factuur zich in het proces en fysiek bevindt. Hierdoor heeft u niet direct inzicht in uw factuurstroom. Bovendien heeft u niet zo snel inzicht in uw openstaande crediteurensaldi. Inkomend Factuur Register (IFR) stroomlijnt uw inkomende factuurverwerking op digitale wijze. Uw facturen gaan niet langer van hand tot hand door uw organisatie.

Registratie direct in uw administratie
Met het Inkomend Factuurregister boekt u de binnenkomende facturen direct in uw Exact Globe. Deze boekingen registreert het IFR separaat van uw normale boekingen. Binnenkomende facturen slingeren dus niet meer door het pand, maar zijn direct inzichtelijk in uw systeem. Na registratie van de inkoopfactuur moet deze goedgekeurd worden. Soms betreft dit één fiattering, andere inkoopfacturen eisen wellicht vijf handtekeningen. Dit is met het IFR voor Exact Globe geen probleem. U kunt er zelfs voor kiezen inkoopfacturen willekeurig door de desbetreffende verantwoordelijken te laten goedkeuren, of hierin een volgorde aan te houden. Na de laatste fiattering kunt u de factuur automatisch direct financieel laten verwerken.

Op basis van de getoonde informatie in het verzoek, zoals de digitale factuur en de voorgestelde journaalpost, kan de factuur worden beoordeeld. Het internetportaal is overzichtelijk en de werkwijze simpel en duidelijk, waardoor budgethouders snel aan de slag kunnen. Uw budgethouders hoeven bovendien niet noodzakelijk toegang te hebben tot Exact Globe.

Overzicht in elke fase
De fiattering kent een aantal handige kenmerken die het gebruiksgemak verhogen. Uiteraard is het van belang te weten waarom een inkoopfactuur niet is gefiatteerd of waarom deze ongedaan is gemaakt. U kunt daarom tijdens de fiattering een notitie vastleggen. Tevens kan de laatste goedkeuring ongedaan worden gemaakt door de gebruiker die dit als laatste heeft gedaan. U kunt ook documenten aan uw boekingen koppelen. Zo kunt u nu met het IFR uw ingescande inkoopfactuur koppelen tijdens de registratie. Alle fiatteerders kunnen dan de originele inkoopfactuur inzien tijdens fiattering. Dit beperkt de papierstroom door uw organisatie! Het Inkomend Factuurregister bespaart u tijd en geeft inzicht in de liquiditeitspositie.

Er zijn minder handmatige handelingen nodig en u weet altijd welke facturen zijn geregistreerd en wie verantwoordelijk is voor goedkeuring. U weet welk bedrag aan crediteurensaldi openstaat, zelfs wanneer deze nog niet als formele post zijn geautoriseerd. U heeft dus overzicht in elke fase! Wanneer u IFR koppelt aan Exact Synergy kunt u zelfs fiatteren vanaf elke willekeurige locatie.