Advisie

Al uw logistiek administratieve processen geborgd in één systeem, waardoor u tijd bespaart en fouten in dergelijke processen tot nul reduceert.

Per klant ziet u direct alle relevante afspraken. U heeft volledig zicht op actuele voorraad statussen zodat u tijdig kunt anticiperen op vraag en aanbod. Met de logistieke oplossing van Exact bent u geheel in controle.

Artikelbeheer
De producten en diensten die u aanbiedt vormen de basis van uw onderneming. Informatie over uw producten, beschikbaarheid, prijzen en assortimenten moet eenduidig en actueel beschikbaar zijn.

Vanaf de artikelkaart in Exact Software heeft u direct toegang tot informatie en analytische functies. De artikelgegevens worden éénmalig uitgebreid ingevoerd en vervolgens gebruikt bij zowel inkoop als verkoop. Uw medewerkers adviseren en beslissen dus altijd op basis van uitgebreide en actuele informatie.

Uw artikelen zijn in te delen naar assortimenten en groepen. Ook kunnen gerelateerde en vervangende producten worden vastgelegd. Documenten als instructies, garantievoorwaarden, afbeeldingen en andere bestanden kunnen worden gekoppeld aan de producten. Uw catalogus kunt u online en via klantportalen openbaar maken voor uw klanten, wat ervoor zorgt dat u uw klanten goed informeert over productspecificaties.

Eénmalige invoer van artikelgegevens zorgt voor transparantie en duidelijkheid in zowel het inkoop- als verkoopproces. U maakt minder fouten en werkt efficiënter. Het (online) beschikbaar maken van uitgebreide artikelgegevens kan bovendien uw omzet verhogen.

Voorraadbeheer
Uw voorraad wilt u transparant maken. U wilt per artikel en per specifieke periode inzicht hebben in de beschikbare, te leveren en te ontvangen aantallen. In Exact Software voert u voorraadbeheer, inkoop, verkoop en planning in één applicatie. Hiermee wordt inzicht in voorraad in de tijd mogelijk gemaakt. U kunt de behoefte naar artikelen op basis van een forecast doorrekenen en bestellingen automatisch genereren.

Voorraden kunt u beheren in meerdere magazijnen en locaties binnen magazijnen. U heeft van dag tot dag het juiste inzicht in benodigde, beschikbare en bestelde artikelen, die u vervolgens ook op het juiste moment op de juiste plek kunt krijgen. Hierdoor kunt u lagere minimale voorraadniveaus handhaven, wat u een kostenbesparing oplevert.

Efficiënt voorraadbeheer wordt mogelijk als u beschikt over actuele en vooral accurate gegevens. Met Exact Software wordt iedere magazijntransactie direct verwerkt waardoor u altijd inzicht heeft in de actuele aantallen (beschikbare) voorraad per locatie.

Een optimaal en correct afgestemd voorraadniveau resulteert in lagere magazijn- en voorraadkosten en voorkomt ‘misgrijpen’ naar artikelen. De kwaliteit van uw forecasting komt op een hoger plan te staan. Uw inkopers en verkopers kennen de actuele voorraadposities, waarin leveringen en orders (zowel inkoop als verkoop) zijn meegenomen.

Inkoop en verkoop
Het is voor het efficiënt functioneren van uw organisatie belangrijk dat uw inkoop- en verkoopafdeling nauw samenwerken om afspraken met uw klanten en leveranciers na te komen zodat u uw proceskosten zo laag mogelijk kunt houden.

Met Exact Software hebben uw verkopers direct inzicht in prijzen, voorraadgegevens, afspraken met leveranciers en klanten. Zij kunnen altijd betrouwbare toezeggingen doen omdat zij beschikken over actuele gegevens. De leverbetrouwbaarheid wordt bovendien vergroot omdat er vanuit de verkooporder direct bestellingen bij verschillende leveranciers kunnen worden geplaatst.

Bij het maken van bestellingen wordt gebruik gemaakt van levertijden, prijzen, minimale afname en artikelcodering van de betreffende leverancier. Ingevoerde bestellingen kunnen worden verzameld en in één keer naar de leverancier worden verzonden.

Klanten kunnen via een webshop real-time inzicht krijgen in het productaanbod en de lopende orders. Daarnaast kunnen zij digitaal de verstuurde pakbonnen en facturen opvragen. Zij hoeven dus minder vaak contact op te nemen voor administratieve vragen.

U brengt inkoop en verkoop onder in één applicatie, waardoor u gegevens éénmaal invoert en altijd over de juiste informatie beschikt. Door uw klanten via een webshop toegang te geven tot uw systeem maakt u het bestellen nog gemakkelijke er vergroot u uw omzet.

EDI
Electronic Data Interchange (EDI) is de elektronische methode om op gestandaardiseerde wijze in grote hoeveelheden verkooporders, pakbonnen en verkoopfacturen uit te wisselen. De uitwisseling van deze gegevens tussen zakenpartners wordt hiermee geoptimaliseerd.

EDI biedt u de mogelijkheid om verkooporders, pakbonnen en verkoopfacturen digitaal uit te wisselen met uw zakenpartners. U kunt EDI berichten op ieder gewenst moment benaderen door een postbusaansluiting op uw netwerk. U vereenvoudigt administratieve afhandeling van logistieke handelingen door éénmalig gegevens in te voeren. Binnenkomende data worden automatisch verwerkt. Dit vermindert de kans op fouten en verhoogt de efficiëntie binnen uw bedrijf aanzienlijk.

Factuur
Snel en tijdig kunnen factureren is de basis om zo snel mogelijk te kunnen beschikken over uw geld.

Bij de facturering binnen Exact Software wordt gebruik gemaakt van stamgegevens van uw klanten en van uw producten en prijzen. Hierdoor wordt de kans op invoerfouten verkleind. U heeft direct inzicht in de door uw klant(en) bestelde producten waarbij meteen een vergelijking gemaakt kan worden met het voorgaande jaar. Hiernaast is de facturering direct gekoppeld aan uw financiële administratie, zodat u geen verkoopboekingen meer hoeft in te voeren voor de gefactureerde bedragen.

Facturen worden aan de klant gekoppeld als individuele documenten, zodat eenvoudig terug te vinden is welke facturen zijn verzonden. Een kopiefactuur kan eenvoudig gemaakt worden. Het verzamelen van facturen en het creëren van vaste facturen is eenvoudig te realiseren. Bovendien kunnen facturen via e-mail en TNT Facturenpost verzonden worden.

Door het gebruik van een volledig geïntegreerde factuuroplossing realiseert u met Exact Software een hogere productiviteit en reduceert u de kans op fouten. U heeft bovendien altijd real-time inzicht in het volledige factureringsproces.

Prijzenbeheer
Prijsafspraken met uw klanten en leveranciers wilt u gestructureerd vastleggen en eenvoudig kunnen onderhouden.

Prijslijsten kunnen in Exact worden vastgelegd en worden beheerd per doelgroep, valuta, land en datum. Individuele prijsafspraken met uw klanten en leveranciers zijn ook te registreren. Deze vastgelegde prijzen worden vervolgens gebruikt bij het invoeren van uw bestellingen, orders en facturen. U gebruikt hierbij dus altijd de goede prijzen.

Op artikelniveau kunnen tijdelijke acties worden vastgelegd en kan ongelimiteerd gebruik worden gemaakt van rekeneenheden als pallets, doos en stuks. Ook prijzen met een toekomstige geldigheidsdatum kunnen alvast worden vastgelegd.

Middels een ingebouwde configurator is het beheren van prijslijsten en –afspraken eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Een koppeling met MS Excel maakt het u bovendien mogelijk prijzen te importeren en exporteren. U professionaliseert uw bedrijf door een gestructureerd prijzenbeleid, waarin de kans op het berekenen van de verkeerde prijs aan uw klant wordt geminimaliseerd. U bespaart bovendien tijd door gebruik te maken van een geïntegreerde oplossing.

Rapportage
Rapportage is een cruciaal onderdeel van uw administratieve bedrijfsvoering. U wilt daarom dat rapportages een integraal onderdeel zijn van uw logistieke administratie.

Binnen de logistieke software van Exact Software beschikt u over veel standaardrapportages, op basis van vele jaren ervaring. Verslagen met betrekking tot voorraadposities, inkoopstatistieken en artikelmutatiekaarten zijn met een druk op de knop op te vragen.

Om aan bedrijfsspecifieke wensen op het gebied van rapportage te kunnen voldoen, kunnen eigen verslagen worden gemaakt. Zo krijgt u juist die informatie uit uw bedrijfsadministratie waarop u kunt sturen en beslissingen kunt neemt. U stelt rapportages éénmalig samen om ze vervolgens eenvoudig te kunnen actualiseren.

Op eenvoudige wijze creëert u zowel standaard rapportages als specifiek door u samengesteld rapporten. Snel en eenvoudig krijgt u inzicht in de logistieke gegevens van uw bedrijf. U houdt inzicht en grip op uw bedrijf en bepaalt zelf hoe uw management- en stuurinformatie er uitziet.

Import/Export
Uw onderneming maakt wellicht gebruik van software waarvan u gegevens wilt kunnen importeren in uw logistieke administratie in Exact. Andersom wilt u misschien belangrijke gegevens uit Exact kunnen exporteren naar andere pakketten.

Exact Software maakt het mogelijk om diverse financiële gegevens in een standaard formaat te importeren en exporteren. Dit kan middels standaard XML of CSV schema’s. U creëert koppelingen tussen de diverse databronnen binnen uw organisatie. Denk hierbij aan logistieke gegevens zoals bijvoorbeeld artikelen, verkooporders en verkoopartikelen.

Door de mogelijkheid gegevens uit te wisselen tussen verschillende data- bronnen reduceert u de hoeveelheid handelingen voor het overbrengen van informatie tussen de softwarepakketten binnen uw bedrijf. Naast winst op het gebied van productiviteit en efficiëntie vermindert u bovendien de kans op fouten en op informatie verschillen.

Naast import- en exportmogelijkheden op het logistieke vlak biedt Exact Software diverse andere import- en exportmodules voor bijvoorbeeld financieel, project en HR.