Advisie

De projecten binnen uw organisatie brengen veel verschillende soorten informatie met zich mee. Het is efficiënt en handig als deze informatie voor iedere medewerker die bij een project betrokken is, beschikbaar is.

Exact biedt u een softwarepakket dat dit mogelijk maakt, waardoor u als nooit tevoren waakt over uw projecten. 24/7 bent u in staat om de door u gewenste informatie helder en duidelijk naar boven te halen zodat u tijdig kunt (bij)sturen.

Projectadministratie
Het vastleggen van gegevens rond projecten, zoals documentatie, correspondentie, planning, capaciteit en voortgang.

Met Exact Software bundelt u alle projectinformatie in één geïntegreerd systeem. Medewerkers, documenten, communicatie, budgetten, materialen, uren en planningen komen samen in projecten. U geeft uw werknemers via internet toegang tot projectdossiers, klantinformatie en urenadministratie.

Onderhanden werk wilt u op een eenvoudige wijze registeren en administreren. Met Exact Software bepaalt u per project zèlf welke methode u gebruikt voor onderhanden werk: zo bent u in staat uw registratie en administratie op een flexibele manier in te richten. U legt een duidelijke structuur vast voor interne en externe tarieven, die u, omdat de structuur naar eigen inzicht is in te richten, tegelijk flexibiliteit biedt. Met Exact Software kunt u op diverse niveaus tarieven vastleggen op basis van bijvoorbeeld medewerker, project of relatie.

Integratie van alle projectgerelateerde informatie geeft u grip op uw projecten. Hierdoor kunt u meer rendement uit een project halen.

Urenregistratie
Op veel projecten wilt u de gewerkte uren registreren. Deze uren wilt u kunnen monitoren en gebruiken voor rapportage doeleinden.

Met Exact Software kunt u de registratie van gerealiseerde uren, de facturatie naar uw klanten en de verloning van de medewerker in één geïntegreerd proces uitvoeren. U heeft inzichtelijk wat de gemaakte kosten zijn in vergelijking tot de gegenereerde omzet.

U kunt uw medewerkers hun gewerkte uren via een (beveiligd) internetportaal laten invoeren. De online geregistreerde uren worden automatisch ter goedkeuring aangeboden aan de juiste manager. Rapportages op basis van geregistreerde uren worden standaard meegeleverd en geven inzicht in productiviteit, capaciteit en omzet per klant per klant en project. Het (online) registreren van projecturen in een geïntegreerd systeem zorgt voor een volledige en snelle afwikkeling.

Urenregistratie via internet
Urenregistratie is nodig, dit wilt u het liefst eenvoudig en snel kunnen doen.

Via het (beveiligde) internetportaal van Exact Software kunnen uw medewerkers snel, eenvoudig, overal en altijd hun geregistreerde uren invoeren. Hierna kunnen zij meteen de urenstaat afdrukken en ter ondertekening aan hun klanten aanbieden. De ondertekende urenstaat kan vervolgens worden ingescand en in het systeem gekoppeld worden aan het betreffende project, de klant en de medewerker.

Met behulp van Workflow worden de geregistreerde uren na invoer meteen voor controle aangeboden aan de juiste manager en daarna aan de financiële administratie. Urenbriefjes worden overbodig, kunnen dus ook niet meer kwijtraken of verkeerd worden overgenomen. Bovendien heeft u, door deze snelle en eenvoudige werkwijze, de gewerkte uren sneller binnen. Dit houdt in dat u uw facturen sneller kunt versturen en uw medewerkers op tijd kunt uitbetalen.

Uw medewerkers kunnen overal en altijd online hun uren bijhouden. Het gemak en de eenvoud zorgen ervoor dat uw urenregistratie snel up to date is. U heeft dus altijd een accuraat en recent overzicht.

Planning en budget
Ieder project kent een budget en een planning welke up to date gehouden moet worden en uiteindelijk vergeleken moet worden met de resultaten.

Bij aanvang van een project kan er nog veel onduidelijk zijn; u stuurt dus bij. Met een planning en budget maakt u inzichtelijk wat de ontwikkelingen zijn gedurende de looptijd van een project met betrekking tot kosten, omzet en uren. Vooraf gebudgetteerde kosten en omzet kunt u met één druk op de knop op scherm vergelijken met werkelijke kosten en omzet. U kunt meteen ingrijpen wanneer blijkt dat de kosten te snel stijgen of de opbrengsten achterblijven bij uw budget.

Tevens kunt u vooraf activiteit en materialen inplannen. Hierdoor heeft altijd de actuele capaciteit van medewerkers en materiaal inzichtelijk. Met budget en planning heeft u controle over uw projecten. U kunt monitoren en, waar nodig, op tijd bijsturen.

Facturering
Na het uitvoeren van de werkzaamheden wilt u uw opdrachtgever een volledige en juiste factuur toesturen zonder onduidelijkheden achteraf. Projectfacturen kunt u met Exact Software aanmaken op basis van de geregistreerde uren (nacalculatie) óf u kunt werken met vaste termijnen.

In geval van een nacalculatie project beheert u de urenregistratie en facturatie aan uw klanten in één geïntegreerd proces. U heeft dus bij de facturatie altijd de juiste en volledige informatie bij de hand. Bovendien kunt u sneller factureren omdat u het proces beter beheerst.

Omdat u werkt met één geïntegreerde oplossing heeft u per project, met één muisklik, op uw scherm inzichtelijk welke projecten er gefactureerd zijn en welke u nog moet factureren. U kunt er zeker van zijn dat alle gerealiseerde uren worden doorberekend aan uw klanten, omdat u facturatie en urenregistratie binnen één efficiënt en geïntegreerd proces beheert. Dit zorgt voor een hoger rendement per project.

Rapportage
Rapportages met betrekking tot projecten geven ondernemers inzicht in de voortgang en opbrengsten van de lopende en afgeronde projecten.

Rapportages met betrekking tot projecten in Exact Software geven onder andere inzicht in planning, capaciteit en cashflow. Standaard meegeleverde rapportages tonen u conclusies uit verschillende informatiebronnen: planning, taken, verzoeken, urenstaten per project, activiteit per medewerker, klant, project, etc.

U kunt gebudgetteerde en gerealiseerde bedragen moeiteloos naast elkaar leggen en hierop sturen. Rapportages op geplande en gerealiseerde uren geven inzicht in productiviteit, capaciteit, cashflow en omzet per klant en per project. Bovendien heeft u de mogelijkheid om eenvoudig en geheel naar eigen inzicht rapportages maken met daarin de informatie die voor u belangrijk is.

U heeft real-time inzicht in het verloop van uw volledige project en het rendement. U bent dus in staat om op tijd en gericht actie te ondernemen om een optimaal resultaat per project te halen.