Advisie

Efficiënter en productiever werken.

Al uw processen en procedures zodanig gestructureerd samengebracht dat dit de onderlinge samenwerking binnen uw organisatie, ook over afdelingen heen, bevordert. Rapportages zijn hierdoor sneller te maken, zodat u tijdig ziet waar u moet bijsturen. Exact biedt u de juiste oplossing om uw processen inzichtelijk te maken.

Bedrijfsbreed samenwerken
Afdelingen binnen organisaties werken vaak als eilanden in een zee van informatie, processen en afspraken. Mogelijkheden voor een efficiënte, effectieve en bedrijfsbrede samenwerking worden hierdoor beperkt.

Met de Workflow functionaliteit ligt samenwerken, over afdelingen heen, binnen handbereik. Processtappen kunnen per Workflow gedefinieerd en toegekend worden aan een of meerdere personen met al dan niet een bepaalde functie of rol binnen de organisatie. Werkzaamheden die deel uitmaken van hetzelfde proces, maar uitgevoerd worden door meerdere afdelingen, kunt u met Exact Software in één werkproces onderbrengen. Een voorbeeld hiervan is een order die wordt binnengehaald door de buitendienst, de offerte die aangemaakt wordt door de binnendienst en die door de administratie wordt gecontroleerd.

Werkzaamheden zijn vastgelegd in gestructureerde processen wat voor duidelijkheid zorgt. U heeft hierdoor inzicht in wie waarvoor verantwoordelijk is en waar een proces blijft hangen. U heeft controle en overzicht over uw organisatie.

Communicatie vastleggen
Samenwerken is communiceren. Communicatie bevat informatie die moet worden vastgelegd.

Het vastleggen van informatie, zoals afspraken met relaties, aanvragen voor verlof en verzuim maar ook bijvoorbeeld de afspraken na een vergadering kunt u centraal vastleggen en aan de betrokken medewerker(s) (terug)koppelen. In plaats van e-mails te sturen kunt u dergelijke informatie vastleggen met behulp van Workflows. Het grote voordeel hiervan is dat dit voor alle belanghebbenden dezelfde informatie delen en weten wat er speelt. Ook in geval van afwezigheid van de betrokkene(n) kan hierop gereageerd worden.

Een ander belangrijk voordeel is dat u niet alleen de medewerkers, maar ook andere belangrijke zaken (zoals relaties en projecten) aan de vastgelegde communicatie kunt koppelen. Het vastleggen van communicatie voorkomt dat u door misverstanden afspraken niet nakomt of belangrijke afspraken vergeet.

Processen structureren
Binnen uw bedrijf zijn vele processen en procedures. Heel vaak zijn deze niet formeel vastgelegd en dus niet geborgd binnen uw organisatie.

Ieder bedrijf is anders. Exact Software biedt u de mogelijkheid om processen binnen uw organisatie concreet en digitaal te maken. U kunt, geheel conform uw wensen, binnen de standaard oplossing structuren aanbrengen in zogenaamde Workflows. Dit kunnen de meest uiteenlopende processen zijn, van een eenvoudig terugbelbericht tot een verkoopopvolging.

U kunt Workflows (zoals taken), aan klanten, collega's, projecten en producten te koppelen. U vindt snel activiteiten en openstaande taken per project, relatie of medewerker terug. Op basis van alle gegevens die u binnen deze gestructureerde workflows registreert, kunt u bovendien rapporteren.

Met Workflow brengt u structuur aan in de dagelijkse werkzaamheden. U ziet direct welke taken al zijn uitgevoerd, en welke nog openstaan. Hierdoor kunt u efficiënter en productiever werken.

Signaleringen
Als ondernemer kunt u onmogelijk alles in de gaten houden. Maar u wilt wel gewaarschuwd worden voordat iets uit de hand loopt.

Met Signaleringen kunt u proactief reageren op processen en wijzigingen. U heeft de mogelijkheid om zowel op belangrijke data als op lopende processen te signaleren. Denk hierbij aan de meldingen aan het UWV die u tijdig moet doen binnen het verzuimproces en afloopdata van contracten. Binnen Workflow in Exact Software zijn dergelijke signaleringen mogelijk. In plaats van het uitdraaien van een lijstje wordt u door het systeem geattendeerd op belangrijke gebeurtenissen.

Met Signaleringen kunt u proactief reageren op belangrijke data en werkzaamheden, wat ervoor zorgt dat u nooit te laat reageert en u al uw werkzaamheden op tijd verricht.

Rapportage
Processen lopen niet altijd zoals vooraf gepland. Er wordt te laat, niet juist of niet gereageerd. Om dit te voorkomen wilt u overzicht hebben over uw processen.

Met Exact Software kunt u eenvoudig en eigenhandig uw eigen overzichten genereren met betrekking tot processen en alle gegevens die hierbinnen zijn vastgelegd: taken, ziekmeldingen, urenstaten per project, activiteit per medewerker, klant, project, etc. Binnen de rapportages kunt u altijd doorzoomen op de onderliggende informatie.

Rapportages op Workflow geven inzicht. U kunt achterstallige werkzaamheden eenvoudig met een druk op de knop naar voren halen en hierop vervolgens actie ondernemen. U verliest geen tijd aan het samenvoegen van informatie, maar gebruikt de informatie die u en uw collega’s eerder hebben vastgelegd.

Processen worden inzichtelijk en herleidbaar, u heeft veel meer controle over wat er in uw organisatie gebeurt. U kunt zo nodig op tijd actie ondernemen voordat situaties uit de hand lopen.